Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Energiebelastingterug.com, Spegelt 38, 5674 CD Nuenen, KvK 99622432, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vragen over privacy kunt u stellen via info@energiebelastingterug.com of 085 800 2024.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
• Gegevens over het pand: het aansluitadres, het aantal verblijfsobjecten en aansluitingen, en de WOZ-beschikkingen.
• Energiegegevens: uw jaarnota's van gas en elektriciteit, met daarop onder meer uw verbruik, de EAN-code van de aansluiting en de naam van het contract.
• Identificatiegegevens: uw BSN en (bij particulieren) uw geboortedatum. Bij een bedrijf of organisatie: het RSIN en het KvK-nummer.
• Financiële gegevens: het rekeningnummer (IBAN) en de tenaamstelling waarop wij uw teruggaaf uitbetalen, en de bedragen van de teruggaaf.
• De ondertekende volmacht, inclusief uw handtekening en de gegevens van de digitale ondertekening (datum en tijd, IP-adres en type browser).
• Accountgegevens voor het klantportaal. Uw wachtwoord slaan wij alleen versleuteld (gehasht) op; wij kunnen het zelf niet inzien.
• Notities van onze medewerkers over uw contact met ons, bijvoorbeeld wanneer u teruggebeld wilt worden.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Heeft u ons gevraagd u eerst alleen informatie te sturen of u terug te bellen, dan gebruiken wij uw gegevens alleen daarvoor (gerechtvaardigd belang en uw verzoek).

• Om de teruggaaf van energiebelasting voor u aan te vragen, te volgen en zo nodig bezwaar te maken (uitvoering van de overeenkomst met u).
• Om namens u een machtiging aan te vragen via DigiD of eHerkenning (We-ID). Daarvoor zijn uw BSN en geboortedatum, of uw KvK-gegevens, nodig.
• Om de teruggaaf aan u uit te betalen en u een creditfactuur te sturen.
• Om contact met u te houden over uw aanvraag, bijvoorbeeld als er documenten ontbreken.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht voor onze administratie.
• Om onze dienstverlening en ons klantportaal veilig te houden (gerechtvaardigd belang), bijvoorbeeld door vast te leggen wie welk dossier heeft ingezien.

4. Uw burgerservicenummer (BSN)

Uw BSN is een bijzonder gevoelig gegeven. Wij gebruiken het uitsluitend om namens u de machtiging aan te vragen en het verzoek om teruggaaf bij de Belastingdienst in te dienen, omdat de Belastingdienst daarvoor uw BSN vereist. Wij gebruiken het nooit voor iets anders.

Uw BSN en geboortedatum slaan wij versleuteld op. Alleen medewerkers die de machtiging moeten aanvragen, kunnen ze inzien, en elke inzage wordt vastgelegd. In e-mails sturen wij uw BSN nooit volledig mee: in de kopie van de volmacht die u per e-mail ontvangt, is uw BSN afgeschermd.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor uw aanvraag:

• De Belastingdienst: voor het verzoek om teruggaaf en eventueel bezwaar.
• DigiD (Logius) of We-ID: voor het aanvragen van de machtiging. Aan We-ID geven wij uw KvK-nummer, de naam van de contactpersoon, uw e-mailadres en uw telefoonnummer door.
• Onze bank: voor het uitbetalen van uw teruggaaf.
• Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers): Google (hosting van het klantportaal en opslag van documenten in Nederland, en onze e-mail) en Resend (het versturen van e-mails vanuit het klantportaal, via servers in de Europese Unie). Met hen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.

6. Waar staan uw gegevens?

Het klantportaal, de database en uw documenten staan in een datacentrum van Google in Nederland (Eemshaven). Maakt een van onze dienstverleners toch gebruik van partijen buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Uw dossier (volmacht, documenten, aanvragen en beschikkingen): zolang de opdracht loopt en daarna 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht en om bij vragen van de Belastingdienst te kunnen terugvallen op de stukken.
• Uw BSN en geboortedatum: zolang de volmacht en de machtiging gelden. Daarna verwijderen wij ze, tenzij wij ze nog nodig hebben voor een lopend verzoek of bezwaar.
• Gegevens van mensen die alleen informatie hebben gevraagd of teruggebeld wilden worden, zonder klant te worden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Het logboek van acties in het klantportaal: 7 jaar.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

• Het klantportaal is alleen bereikbaar via een beveiligde verbinding (https).
• Uw BSN en geboortedatum zijn extra versleuteld opgeslagen.
• Documenten staan in afgeschermde opslag die niet publiek bereikbaar is.
• Medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij voor hun werk nodig hebben, en inzage in gevoelige gegevens wordt vastgelegd.
• Wij maken dagelijks back-ups.

9. Cookies

Het klantportaal gebruikt alleen een functionele cookie om u ingelogd te houden. Wij gebruiken geen cookies voor analyse of advertenties en volgen u niet op andere websites.

10. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt ook vragen om de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen de verwerking, of uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen. Stuur daarvoor een e-mail naar info@energiebelastingterug.com. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u te identificeren.

Sommige gegevens kunnen wij niet verwijderen zolang een aanvraag loopt of zolang de wet ons verplicht ze te bewaren. Wij leggen u dat dan uit.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend door een computer worden genomen. Een medewerker beoordeelt uw documenten en volmacht.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.